[Khoá đào tạo 12 tháng] Cấp 2, Bài 6: Tuyên Ngôn Sứ Mạng và Chương Trình Hành Động Hướng Nội

Ts. Nguyễn Đình Thắng
 
Tuyên ngôn sứ mạng là câu mô tả ngắn gọn đặc tính và bản sắc của tổ chức: Phục vụ ai? Mục đích gì? Làm gì? Làm cách nào?
• Phục vụ ai: Ai là đối tượng phục vụ
• Mục đích muốn đạt: Phúc lợi tối hậu sẽ tạo ra cho đối tượng phục vụ
• Làm gì: Hoạt động trong lĩnh vực nào, ở đâu
• Cung cách làm: Giá trị đạo đức lõi và phương cách hoạt động
 
 Cap 2 Bai 6 1
Hình 1 – Các thành tố của tuyên ngôn sứ mạng
 Ví dụ về tuyên ngôn sứ mạng:
• Công ty Starbucks: Tạo cảm hứng và nuôi dưỡng tinh thần của con người – từng người một, từng tách một, và từng khu xóm một (To inspire and nurture the human spirit—one person, one cup, and one neighborhood at a time.)
• Công ty Tesla: Tăng tốc sự trung chuyển của thế giới sang năng lượng bền vững (to accelerate the world’s transition to sustainable energy).
• BPSOS: Chấn hưng chí khí, tổ chức và trang bị cho những cá nhân và những cộng đồng người Việt để tự mưu cầu tự do và nhân phẩm (to empower, organize and equip individuals and communities to pursue liberty and dignity).
 
Trong ví dụ cuối cùng, các yếu tố cấu thành tuyên ngôn sứ mạng gồm có:
• Phục vụ ai: Các cộng đồng và cá nhân người Việt đang thiếu tự do và bị tổn thương về nhân phẩm
• Mục đích muốn đạt: Các cộng đồng và cá nhân sẽ đủ chí khí, nội lực và năng lực để tự mình đạt và bảo vệ tự do và nhân phẩm
• Làm gì: Hoạt động để bảo vệ và phát huy quyền tự do và nhân phẩm của các cộng đồng và cá nhân người Việt ở mọi nơi
• Cung cách làm: Chấn hưng chí khí, tổ chức và trang bị kiến thức, kỹ năng và phương tiện cho các cộng đồng và các cá nhân thay vì chỉ cứu tế, phát chẩn
 
Chú ý là cung cách làm phải phù hợp với giá trị đạo đức lõi. Chẳng hạn, để bảo đảm tự do và nhân phẩm thì BPSOS chọn con đường tạo năng lực và phương tiện cho đối tượng phục vụ sớm tự lập thay vì ngày càng thêm phụ thuộc sự hỗ trợ, giúp đỡ của người ngoài.
 
Công dụng
 
Công dụng của tuyên ngôn sứ mạng bao gồm: nhắc nhở thành viên về bản chất của tổ chức và giới thiệu tổ chức với các đối tượng hợp tác cũng như quần chúng nói chung.
 
Trên hết và trước hết, tuyên ngôn sứ mạng có công dụng định hướng và chỉ đạo đối với mọi thành viên của tổ chức trong những công việc thường nhật và các quyết định hệ trọng. Một cách cụ thể, tuyên ngôn sứ mạng giúp tổ chức chọn việc đúng để làm và làm đúng cách. Có thể nói, tuyên ngôn sứ mạng thể hiện “con người” của tổ chức. Vì tuyên ngôn sứ mạng cần được tham chiếu thường xuyên, nó cần phải ngắn gọn đủ để dễ nhớ nằm lòng.
 
Công dụng thứ hai của tuyên ngôn sứ mạng là để giới thiệu tổ chức với người ngoài. Qua đó, họ hiểu được tổ chức phục vụ ai, làm gì, làm cách nào, và lý do hiện hữu của tổ chức. Như thế, tuyên ngôn sứ mạng tương tự như tấm danh thiếp của tổ chức để người khác, bao gồm cả những thành phần với tiềm năng đối tác, nhận diện. Và nó cũng phải gọn ghẽ như một tấm danh thiếp.
 
Cả 2 công dụng này đòi hỏi tuyên ngôn sứ mạng phải ngắn gọn, dễ nhớ. Một quy tắc “ngón tay cái” là tuyên ngôn sứ mạng phải đủ ngắn để có thể in trên một áo T-shirt, với co chữ có thể đọc khi đứng cách xa 2 thước.
 
Một tuyên ngôn sứ mạng dài đến nỗi khó nhớ thì sẽ trở thành vô dụng.
 
Hoạch Định Chương Trình Hành Động
 
Song song với việc đề ra tuyên ngôn sứ mạng, nhóm tiên khởi cần hoạch định chương trình hành động để gầy dựng tổ chức hoặc gầy dựng một nhóm hoạt động mang tính tổ chức. Quy trình hoạch định chương trình hành động, đã được mô tả ở Cấp 1, bao gồm:
• Nhận diện các yếu tố quyết định hiệu năng, sự phát triển và sự trường tồn của tổ chức (có thể dùng công cụ “cây vấn đề”)
• Đề ra các biện pháp để thiết lập và kiện toàn những yếu tố này (có thể dùng công cụ “biểu đồ chuyển đổi”)
• Ấn định mục tiêu phúc lợi và mục tiêu xuất liệu
• Thiết kế mô hình lô-gíc và phương án lô-gíc cho mỗi mục tiêu phúc lợi
• Tổng hợp các phương án lô-gíc để triển khai thành chương trình hành động
 
Điểm khác biệt là trong giai đoạn khởi đầu, đối tương phục vụ chính yếu phải là tổ chức (hoặc nhóm hoạt động có tổ chức) đang được hình thành, với các mục tiêu phúc lợi và xuất liệu tương ứng. Đó là các mục tiêu hướng nội.
 
Các mục tiêu hướng nội
 
Dùng lại ví dụ về nạn nhân bạo hành gia đình, mục tiêu phúc lợi có thể là:
• Tuyển được 3 cộng sự viên là những người ăn ý với tuyên ngôn sứ mạng của tổ chức và có sở trường trong các lĩnh vực cần thiết
• Tổ chức (hoặc nhóm) sẽ sẵn sàng để được ra mắt trong 9 tháng.
• Tổ chức (hoặc nhóm) sẽ đủ năng lực phục vụ 50 nạn nhân trong năm đầu hoạt động.
• Tổ chức (hoặc nhóm) sẽ nhận được tài trợ tổng cộng 70 triệu VND từ các nhà hảo tâm.
 
Mục tiêu xuất liệu có thể là:
• Hoạ đồ cơ cấu tổ chức
• Kế hoạch hoàn thiện cơ cấu và vận hành tổ chức
• Nhóm lõi của tổ chức được hình thành
• 2 thành viên của nhóm lõi hoàn tất khoá đào tạo về điều hành và quản trị
• 20 tình nguyện viên, trong đó có ít ra 2 luật sư và 2 cán sự xã hội
• Tài khoản ngân hàng sẵn sàng cho các giao dịch tài chánh
• Một trang Facebook giới thiệu tổ chức
 
Cơ cấu tổ chức là mục tiêu xuất liệu không thể thiếu. Thông thường, một tổ chức bất vụ lợi phải có 2 bộ phận: hội đồng quản trị và ban điều hành. Hội đồng quản trị, đúng hơn là hội đồng giám đốc, đề ra chính sách và kế hoạch chiến lược, rồi theo dõi và giám sát cũng như hỗ trợ việc thực thi chính sách và thực hiện kế hoạch của ban điều hành. Ban điều hành thường có những bộ phận với các chức năng chuyên biệt như tài chính, nhân sự, kỹ thuật, truyền thông, dịch vụ, gây quỹ...
Khi đã có hoạ đồ về cơ cấu tổ chức, nhóm tiên khởi cần đề ra kế hoạch để tạo lập và vận hành cơ cấu ấy trong thực tế. Kế hoạch ấy có thể được tóm tắt bằng mô hình lô-gíc mà chúng ta đã học ở Cấp 1.
 
Ví dụ: Cơ cấu tổ chức của bộ phận “Các Sáng Kiến Quốc Tế” của BPSOS, năm 2015
 Cap 2 Bai 6 2
Hình 2 – Hoạ đồ cấu trúc của chương trình “Các Sáng Kiến Quốc Tế” của BPSOS năm 2015
 
Các mục tiêu hướng ngoại
 
Nếu muốn, nhóm tiên khởi có thể đề ra sẵn một số mục tiêu cho công tác phục vụ tha nhân, còn gọi là mục tiêu hướng ngoại để phân biệt với các mục tiêu hướng nội. Việc đề ra sẵn mục tiêu hướng ngoại và chương trình hành động tương ứng sẽ giúp việc chuẩn bị tiến trình chuyển tiếp từ giai đoạn gầy dựng tổ chức sang giai đoạn hoạt động phục vụ.
 
Tuy nhiên, điều này không nhất thiết. Có thể nhóm tiên khởi hình thành nhóm lõi chỉ để gầy dựng tổ chức. Sau đó, nhóm lõi này ngưng hoạt động hoặc nhập vào bộ phận điều hành và quản trị của tổ chức khi hoạt động. Kế đến, ban điều hành và quản trị đề ra chương trình hành động cho giai đoạn hoạt động phục vụ và tuyển dụng dàn nhân sự thích hợp.
 
Một điểm cần lưu ý là cơ cấu tổ chức có thể phải thay đổi giữa giai đoạn gầy dựng tổ chức và giai đoạn hoạt động phục vụ.
 
Bài đọc thêm:
 

Nghệ thuật giữ người: Hạ sách là kiểm soát; thượng sách là hợp tác
https://machsongmedia.org/vietnam/danchu/1500-2019-11-12-20-06-59.html

[Khoá đào tạo 12 tháng] Cấp 2, Bài 1 – Dẫn Nhập: Tổ Chức và Lãnh Đạo: 
https://machsongmedia.org/congdong/dao-tao-lanh-dao/1783-khoa-dao-tao-12-thang-cap-2-dan-nhap-to-chuc-va-lanh-dao.html

[Khoá đào tạo 12 tháng] Cấp 2, Bài 2 – Tại Sao Cần Tổ Chức?:
https://machsongmedia.org/congdong/dao-tao-lanh-dao/1786-khoa-dao-tao-12-thang-cap-2-tai-sao-can-to-chuc.html 

[Khoá đào tạo 12 tháng] Cấp 2, Bài 3 – Văn Hoá Tổ Chức:
https://machsongmedia.org/congdong/dao-tao-lanh-dao/1787-khoa-dao-tao-12-thang-cap-2-bai-3-van-hoa-to-chuc.html

[Khoá đào tạo 12 tháng] Cấp 2, Bài 4: Chu kỳ đời sống của một tổ chức:
https://machsongmedia.org/congdong/dao-tao-lanh-dao/1788-khoa-dao-tao-12-thang-cap-2-bai-4-chu-ky-doi-song-cua-mot-to-chuc.html

[Khoá đào tạo 12 tháng] Cấp 2, Bài 5: Để Khởi Dựng Một Tổ Chức:
https://machsongmedia.org/congdong/dao-tao-lanh-dao/1789-khoa-dao-tao-12-thang-cap-2-bai-5-de-khoi-dung-mot-to-chuc.html

Sách mỏng Cấp 1 - Tìm Giải Pháp:
https://dvov.org/wp-content/uploads/2022/01/Dao-tao-Lanh-Dao-Tim-Giai-Phap-Jan-2022.pdf